10 Excel Tips og triks

Excel regneark er en fin måte å sammenligne og bruke data og varianter på rader og kolonner. Men dette Office Suite-verktøyet har også gode funksjoner for å konvertere enheter, analysere økonomiske scenarier, eller filtrere, velge og redigere flere elementer. Disse funksjonene, som ikke er kjent for mange grunnleggende brukere av programmet, kan gjøre livet enklere for de som bruker regneark på jobb eller på daglig basis. Sjekk ut ti små triksopplæringer og avanserte Microsoft Excel-tips.

Seven Excel funksjoner som få mennesker vet om

Slik lager du diagrammer i Microsoft Excel

Vil du kjøpe mobiltelefon, TV og andre rabattprodukter? Kjenn Sammenlign

1. Avansert utvalg

Med den praktiske "Finn" -funksjonen, kan Microsoft Excel, som alle andre Office-programmer, raskt finne elementer og vilkår i et dokument. For å kunne redigere flere data samtidig, lar applikasjonen deg velge alle dem.

Trinn 1. Marker hele tabellen med dataene du vil hente og velg. Deretter velger du "Finn og velg" i "Hjem" -fanen og merker "Finn ...";

Med de valgte dataene klikker du på kommandoene i "Hjem" -fanen uthevet

Trinn 2. I vinduet "Finn og erstatt" skriver du inn begrepet du vil finne og trykker "Finn alle";

Skriv inn elementet du vil søke etter, og trykk "Finn alle"

Trinn 3. Velg ett av de viste elementene og trykk på "Ctrl" + "A" -tastaturet for å velge alle resultatene samtidig. Trykk deretter på Lukk - de valgte cellene vil fortsatt bli valgt;

Klikk på et element fra resultatene og "Ctrl" + "A" for å velge alt

Trinn 4. Gjennom dette valget kan du slette, markere eller kopiere alle de valgte elementene samtidig.

Med det avanserte valget kan du redigere eller slette alle elementene som er funnet

2. Avansert transposisjon

Excel-transponeringsfunksjonen lar deg konvertere kolonner til rader og omvendt. Men med avansert transposisjon bruker brukeren en formel, binder dataene fra den transponerte tabellen og forårsaker eventuelle modifikasjoner av elementene som skal replikeres.

Trinn 1. Velg antall celler og kolonner som tilsvarer antall kolonner og celler du vil transponere - for eksempel: hvis et bord er 2X5, velg celler i 5X2 format;

Merk et antall celler som er ekvivalente med regnearket som skal transponeres

Trinn 2. Fortsett med cellene merket, skriv funksjonen "TRANSPOR (X: Y)" - der "X" er den første cellen i øvre venstre hjørne av tabellen, og "Y" er den siste cellen i nedre høyre hjørne;

Skriv deretter "TRANSPOR (X: Y)", med "X" og "Y" som indikerer begynnelsen og slutten av tabellen som skal transponeres

Trinn 3. Bordet blir transponert av funksjonen, og innstiller de opprinnelige verdiene. Enhver endring i verdiene til den opprinnelige tabellen vil imidlertid umiddelbart endre de transponerte elementene.

Den transponerte tabellen vil ha faste verdier og vil gjenspeile eventuelle endringer i opprinnelig tabell

3. Segmentering av data

Excel har et spesielt filter for tabeller identifisert i regnearket ditt. Data segmentering presenterer spesielle makroer med bordsposter, og gir resultater i en utmerket visuell utforming.

Trinn 1. Velg cellene som skal identifiseres som et bord, og velg alternativet "Tabell" i "Sett inn" -fanen.

Fremhev cellene og klikk på de uthevede kommandoene for å sette inn et bord

Trinn 2. I vinduet som åpnes, kontroller valget av cellene som skal danne bordet, kontroller alternativet "Min tabell har overskrifter" og bekreft "OK";

I "Opprett tabell" -vinduet, sjekk "Mitt bord har overskrifter" og klikk "OK"

Trinn 3. Deretter klikker du på "Sett inn datasegmentering" i "Design" -fanen for å aktivere det dynamiske filtreringssystemet til det opprettede bordet.

Når bordet er opprettet, klikker du på "Sett inn datasegmentering" i "Design"

Trinn 4. Et vindu åpnes med alternativer for overskrifter av det opprettede bordet. Velg de du trenger og trykk "OK";

Velg kolonneoverskriftene du vil bruke

Trinn 5. Når datasegmenteringen er opprettet, vil hvert alternativ merket i topptekstvinduene eliminere alternativene som er uforenlige med de andre. På samme måte vil de valgte elementene vises i tabellen, mens de umarkerte elementene forblir skjult.

Hver merket element vil bli vist i tabellen, mens de andre vil bli skjult

4. Scenario Manager

Å presentere data i Excel-regneark gjør det enkelt å se forskjellige resultater. Men med Scenario Manager-funksjonen kan du endre variabler og rapportere med en skala fra de beste til de aller dårligste resultatene.

Trinn 1. I et regneark velger du variabelverdiene, og i "Data" -fanen klikker du på "Test av hypoteser" -knappen og deretter på alternativet "Scenario Manager ...";

Kontroller variabelverdiene i tabellen og klikk på kommandoene som er markert i bildet

Trinn 2. Vinduet "Edit Scenario" åpnes. Skriv inn et navn i feltet "Scenarionavn" og klikk "OK" for å fortsette å konfigurere en av de mulige scenariene.

Navngi scenariet og trykk "OK"

Trinn 3. Endre deretter verdiene for hver variabel, i henhold til de tidligere valgte cellene, og avslutt i "OK";

Fortsett å redigere scenariet ved å velge verdiene for hver variabel og klikk på "OK"

Trinn 4. Gjenta operasjonen for å legge til andre scenarier, og velg ett av disse i "Scenario Manager" -vinduet når du er fornøyd, klikk på "Vis" for å se scenariet. Formlene i regnearket vil umiddelbart inkorporere og drive scenarioverdiene;

Velg et scenario og klikk "Vis" for å vise det, samt resultatet med formlene

Trinn 5. Fortsatt i "Scenery Manager" -vinduet, trykk på "Oppsummer" -knappen for å lage et spesielt regneark med hvert scenario.

Alternativet "Oppsummer" skaper et regneark med resultatene av alle scenarier

Trinn 6. "Scenariooversikt" vil bli opprettet i et nytt regneark og vil presentere scenarier opprettet i henhold til ønsket konfigurasjon.

Excel vil opprette "Scenario Resultat" i et nytt regneark

5. "CONVERTER" -funksjonen

Excel har en stor konverteringsdatabase for verdier og målinger av temperatur, vekt, størrelse, etc. For å få tilgang til og bruke denne funksjonen, sett inn "CONVERTER" -funksjonen, konverter automatisk verdiene.

Trinn 1. Skriv inn formelen "= CONVERTER (X;") uten anførselstegn for å vise tabellen med Excel-konverteringsverdier - der "X" er cellen med den opprinnelige verdien som skal velges. etter å ha identifisert cellen for å åpne verdsettelsestabellen (i bildet, for eksempel, ble valgt "tall i liter");

Skriv funksjonen "= CONVERTER (X;") og velg målkategori som skal konverteres

Trinn 2. Deretter, med formelen "= CONVERTER (X;" Y ";" - hvor "Y" er det valgte målet - velg i et andre bord, kompatibelt med den første, formelen som verdien skal konverteres til;

Etter å ha tastet inn det andre ";" av "= CONVERTER (X;" Y ";", velg i hvilken grad verdien skal konverteres

Trinn 3. Cellen med formelen konverterer automatisk en gitt verdi i det første feltet, kan replikeres og har tiltak endret i andre celler.

Feltet med formelen vil automatisk endre verdiene til den tidligere valgte cellen

6. celler med usynlig innhold

Med funksjoner for å skjule hele kolonnene fra regneark, tilbyr Microsoft Excel også et triks for å skjule verdier fra bestemte celler.

Trinn 1. Høyreklikk på cellen som har den skjulte visningen, og velg deretter "Format celler ..." alternativet;

Høyreklikk på cellen og velg "Format celle ..."

Trinn 2. I "Format-celle" -vinduet velger du "Tilpasset" -alternativet i "Nummer" -fanen og skriver ";;" (uten anførselstegn) i tekstfeltet;

Velg "Tilpasset" og skriv ";;;" i tekstfeltet

Trinn 3. Innholdet i cellen vil bli skjult fra vanlig visning av regnearket, og vises som et tomt felt. Du kan imidlertid sjekke verdien ved å henvise til Excel-formelllinjen.

Celleverdier vil bare bli vist i formellelinjen

7. Dataanalyse

Microsoft Excel har en rekke funksjoner for å analysere mer raffinerte og spesifikke statistiske data. Dette verktøyet er imidlertid tilgjengelig i den opprinnelige konfigurasjonen av programmet.

Trinn 1. For å aktivere Data Analysis-pakken, klikk på "Filer" -fanen og deretter på alternativet "Alternativer".

I "Fil" -fanen klikker du på "Valg"

Trinn 2. Et vindu med ulike Excel-konfigurasjonsalternativer åpnes. I delen "Add-ins" velger du alternativet "Excel-tillegg" i avmerkingsboksen nederst i grensesnittet, og avslutter "Go ...";

Under "Add-ons, " velg "Excel Add-ins" og klikk "Go ..."

Trinn 3. I vinduet "Add-ons", sjekk alternativet "Analyseverktøy" og trykk "OK";

Deretter sjekker du "Analyseverktøy" og klikker "OK"

Trinn 4. Alternativene for dataanalyse kan nås via en knapp i "Data" -fanen, ved å velge ett av flere alternativer for å starte konfigurasjonen av statistikkressursene.

I "Data" -fanen blir "Data Analysis" -knappen med de sofistikerte statistiske funksjonene i Excel

8. Fjern tomme celler

Et praktisk og enkelt triks for å redigere og standardisere Excel-regneark er fjerning av tomme celler. Selv om det ikke er mulig å gjøre dette, er alternativet til egnethet svært nyttig og allsidig.

Trinn 1. I et regneark med blanke celler, velg kolonnene dine og skriv kommandoen "Ctrl" + "G" for å åpne "Gå til" -funksjonen og klikk "Spesial ...";

Velg kolonnene i regnearket, åpne "Gå til" med "Ctrl" + "G" og klikk "Spesial ..."

Trinn 2. I vinduet "Gå til spesial" velger du alternativet "Tomt" og trykker "OK" for å velge alle tomme celler i valg av regnearket.

Velg "Blank" og klikk "OK" for å velge alle tomme celler

Trinn 3. Deretter klikker du på "Slett" -kommandoen på "Hjem" -fanen og velger alternativet "Ekskluder celler ...". I valgboksen som åpnes, velg alternativet "Merk opp celler opp" for å holde regnearksenheten med kontinuerlige felt.

På "Hjem" -fanen klikker du på "Slett, " "Slett celler ..." og "Merk opp celler"

9. Avansert filter

Med et allerede sofistikert filtreringssystem for regneark har Excel også Advanced Filter-funksjonen som lar deg danne et nytt bord med elementer hentet fra det opprinnelige regnearket.

Trinn 1. I kategorien "Data" velger du "Avansert" for å aktivere vinduet Avansert filterkonfigurasjon. Det er også viktig å kopiere overskriften til regnearket for ikke å blande celler og allerede bestemme termen som skal filtreres.

Kopier regnearksheiter med filterbegrepet, og klikk på "Avansert" i kategorien "Data".

Trinn 2. I vinduet Avansert filter bestemmer du som "Listeintervall" et hvilket som helst regneark som skal brukes.

Merk hele regnearket som "Listeintervall"

Trinn 3. Velg deretter overskriften og filteret for feltet "Kriterieområde";

Merk hovedteksten og filteret som "Criteria Interval"

Trinn 4. For å fullføre det avanserte filteret, sjekk alternativet "Kopier til et nytt sted" og, under, velg feltet i "Kopier til:" og trykk "OK";

Sjekk "Kopier til et nytt sted" og velg cellen under "Kopier til"

Trinn 5. Det avanserte filteret vil bare danne et nytt bord med linjene som inneholder termen for filtreringen

Et nytt regneark vil bli vist i feltet bestemt av Avansert Filter

Trinn 6. På samme måte kan du kombinere mer enn to ord og bruke numeriske verdier og indikatorer for å forbedre filtreringen.

Avansert filter lar deg kombinere vilkår og bruke verdier med numeriske indikatorer

10. Funksjon "DIATRABALHOTOTAL"

Excel har flere funksjoner for å telle dager og arbeidstimer, men med formelen "DIATRABALHOTOTAL" er det også mulig å sette ferie og slacks.

Trinn 1. Formelen "= DIATRABALHOTOTAL (A; B)" (uten anførselstegn) teller automatisk de totale arbeidsdager - "A" er cellen med datoen for den første dagen, og "B" feltet med dato for siste dag;

Type "= DIATRABALHOTOTAL (A; B)", med "A" og "B" som angir henholdsvis den første og siste arbeidsdag

Trinn 2. Men denne funksjonen har en tredje variant som, i tillegg til å sjekke om datoen faller på en helg, allerede trekker fra det totale antallet arbeidsdager. For å fortsette formelen, skriv inn "= DIATRABALHOTOTAL (A; B; C: D)" - med C og D som angir de første og siste cellene av helligdager eller avstander;

Med "= DIATRABALHOTOTAL (A; B; C: D)", subtraherer "C: D" -intervallet helligdager fra summen av summen

Trinn 3. Funksjonen vil automatisk vise resultatet når noen av varianter er endret.

Formelen skal umiddelbart

Hva er den beste måten å konvertere en PDF-fil til Excel? Still spørsmål i forumet.